Você já ouviu dizer que dados são o novo ouro?
Cada vez mais as empresas encaram seus dados dessa forma, não só olhando para fora, como também olhando para dentro, para seus processos internos. É através da análise desses dados que podemos descobrir gargalos nos processos, identificar tendências e pontos de otimização e melhoria.
E em RH não é diferente. Coletar dados em todas as etapas do ciclo de vida do colaborador na empresa é fundamental para identificar pontos de melhoria, processos que podem ser otimizados, fluxos que frequentemente dão problemas e precisam ser revisitados. E se tem um momento na jornada do colaborador que é rico em dados é o momento da admissão.
Na admissão o novo colaborador informa todos os seus dados pessoais, seus documentos, os dados de seus dependentes, suas opções de benefícios. E apesar de ser uma etapa super importante e complexa, muitas vezes precisa ser feita com urgência, pois a empresa precisa que o profissional comece a trabalhar o mais rápido possível. E como otimizar um processo tão importante se não temos dados suficientes para analisar?
Hoje ainda vemos muitas empresas realizando o processo de admissão de forma manual, seja recebendo a documentação em papel ou por e-mail. Dessa forma fica muito difícil conseguir coletar dados e depois analisá-los, pois o trabalho operacional da equipe de RH é tão grande que não sobra tempo pra mais nada: tem que conferir os documentos enviados pelos profissionais, fazer qualificação cadastral no eSocial, digitar os dados no cadastro da folha de pagamento, conferir tudo novamente, enviar o cadastro para o Governo...ufa!
A importância da admissão digital
E é aí que a admissão digital se torna ainda mais importante! Digitalizando e automatizando a admissão, é possível coletar dados automaticamente durante todo o processo, de uma forma simples, e depois analisar esses dados para tomar decisões. A área de Recursos Humanos ou a área de Serviços de Pessoal (DP) deixa de focar no operacional, na execução, para ser uma área mais estratégica, que analisa e otimiza seus processos com base em dados. Vai dizer que você não gostaria de trabalhar em uma área assim? :)
Seguem algumas métricas importantes que você pode acompanhar durante a etapa de admissão dos profissionais da sua empresa:
Qual o tempo médio para término do processo de admissão?
Quanto tempo em média os profissionais demoram em cada etapa do processo?
Quais assuntos geram mais dúvidas por parte dos colaboradores?
Quantos homens e mulheres em média estão entrando na empresa?
Qual a idade dos novos colaboradores?
E a média de escolaridade por cargo ou unidade?
E antes do primeiro dia, porque não saber quais são as opções de benefícios escolhidas pelo novo profissional e quanto isso custa para empresa?
Analisando essas e muitas outras métricas é possível identificar gargalos, pontos de melhoria e otimização, além de ser possível identificar melhorias na experiência da jornada do colaborador e aumentar a eficiência operacional de RH, algo que seria praticamente impossível com a admissão manual. Por exemplo, se um determinado benefício gera dúvida na maioria dos colaboradores, que tal elaborar uma explicação mais clara? Se uma determinada etapa do processo demora muito mais que as outras, será que não podemos revê-la?
E é isso que uma área de RH moderna faz: coleta dados, analisa e propõe soluções. Olha para a estratégia, e não só para a operação. Se posiciona como parceira estratégica das áreas de negócio, e não como uma área de apoio.
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O autor é Gustavo Salgado founder & CTO na Hrestart