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Cases de sucesso

Melhorando a eficiência operacional na Diretoria de RH da Wilson Sons através de dados e integrações

A Hrestart é uma startup Hrtech especializada na jornada de Onboarding de profissionais das empresas, simplificando as operações da área de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. Nossa plataforma integra eficiência e experiência em um único produto, abrangendo as etapas de Carta Oferta, Admissão Digital, Benefícios, Preboarding, Onboarding e Reboarding, tudo de forma digital e em um único lugar. Essa abordagem torna a jornada mais leve, fluida, desburocratizada e eficiente para as empresas e seus profissionais. 


Entre nossos clientes satisfeitos, destacamos a Wilson Sons: maior operador de logística portuária e marítima do mercado brasileiro, com cerca de 4.000 pessoas colaboradoras. Por isso, nós convidamos Nickole Berlim e Vinicius Freire, profissionais da área de Desempenho e Performance - RH da Wilson Sons, para compartilhar conosco o projeto de implantação da Hrestart, apresentando o antes e depois, e mostrando como uma mudança de mindset e foco em dados pode trazer excelentes resultados para empresa! Boa leitura.

Desafios de um processo tradicional

A Wilson Sons via oportunidades de melhoria em seu antigo processo de contratação de pessoas. O processo era pouco automatizado, demandava tempo excessivo dos profissionais e gerava um volume significativo de retrabalho, o que prejudicava tanto a experiência das pessoas candidatas, quanto a eficiência do time da Wilson Sons. O processo de contratação de pessoas era conduzido através de diversos e-mails, o que dificultava a análise das informações enviadas pelas pessoas candidatas e a extração de dados para avaliação do processo e tomadas de decisão. Em meio ao grande volume de e-mails, algumas informações importantes se perdiam.


Após o aceite da proposta salarial, o RH enviava à pessoa candidata um e-mail com um PDF da relação de documentos e formulários de benefícios exigidos para a admissão. Na ausência de uma plataforma única de envio de documentos, eram enviados anexos em diferentes e-mails até completar 100% do  processo. Além disso, como haviam muitas informações, a quantidade de erros de envio de documentos era muito grande, o que consequentemente aumentava a troca de e-mails entre o RH e a pessoa candidata.


Depois que o RH analisava todos os documentos e formulários e garantia que tudo estava de acordo com o check-list de documentos, o time de admissão abria um chamado para a folha de pagamento, no qual era necessário preencher mais de 110 campos de forma manual com as informações do admitido, além de anexar documentos e formulários. Só esse processo de preenchimento levava, em média, 2 horas por admissão. Após essa etapa, o time de folha de pagamento levava as informações para o sistema de folha e completava de forma manual o cadastro da nova pessoa colaboradora com informações complementares. O processo era finalizado com o envio do contrato de trabalho e dos termos de admissão.


Nos últimos anos,  a empresa passou a incorporar cada vez mais a mentalidade de tomada de decisão orientada por dados. No entanto, a falta de automação e o processo manual dificultava a coleta e a análise de informações, obtenção de insights e métricas. Dessa forma, a escolha de implementar uma plataforma que oferecesse todas essas possibilidade foi ao encontro do desejo de se tornarem cada vez mais data-driven.


“Outro fator que impactava nossa rotina era a proposta salarial. A personalização de uma carta oferta no método tradicional demandava um esforço considerável que a rotina da área de RH não conseguia suportar. Antes da implementação do módulo de carta oferta da Hrestart, o processo era conduzido por e-mail, com cada recrutador enviando separadamente um PDF com os detalhes da oferta. Essa abordagem fragmentada dificultava o acompanhamento unificado dos dados do processo, como taxas de recusa e SLA (Service Level Agreement) de respostas. Sem métricas claras, é difícil avaliar o desempenho da equipe de recrutamento e seleção e justificar investimentos em novas tecnologias ou treinamento” conta Vinicius Freire, Gerente de Performance e Analytics na Wilson Sons.


O RH da Wilson Sons também achava que seu Onboarding não estava sendo tão eficiente, uma vez que, dependendo da situação, a pessoa candidata ficava alguns dias sem nenhum contato com a empresa e sem informações sobre seu cargo e função, o que no pior dos casos gerava a desistência pela vaga.  Além disso, o primeiro dia era sempre muito corrido, levando em consideração que era preciso passar todas as informações necessárias e ainda apresentar todos os detalhes sobre a empresa.

Solução: a eficiência operacional com a Hrestart

Ao enfrentar esses desafios, a Wilson Sons encontrou na Hrestart uma parceira que oferecia uma solução completa e integrada. Agora, com a implementação da carta oferta da Hrestart, todas as propostas salariais são centralizadas, o que facilita a gestão no time de Recrutamento. “Mesmo em caso de férias ou ausência de membros da equipe, outros membros podem rapidamente se inteirar sobre o processo em andamento e dar continuidade a ele”, ressalta Nickole, Analista de RH Sênior.


Agora também é possível extrair dados integrados sobre o percentual de recusa das propostas, o tempo que as pessoas candidatas levam para responder e em que momento a oferta foi enviada, entre outros. Um aspecto relevante é que todos os modelos de ofertas para a Wilson Sons já estão parametrizados na plataforma. Desse jeito, os recrutadores não precisam criar cartas personalizadas para cada pessoa, bastando acessar a plataforma e selecionar o pacote necessário para cada perfil, proporcionando maior agilidade. Outro ponto positivo é que a carta oferta é interativa, permitindo a inclusão de documentos e vídeos de apoio para esclarecer dúvidas sobre a proposta.


Além de automatizar o processo de envio de propostas salariais com o módulo de carta oferta, a plataforma da Hrestart também simplificou o processo de Admissão Digital, centralizando o envio e o recebimento de documentos e reduzindo significativamente o tempo necessário para cada admissão. A centralização de todas as etapas em uma única plataforma traz diversas vantagens para o RH e oferece uma experiência mais integrada para as pessoas candidatas.


Assim como a carta oferta e a Admissão Digital, o Onboarding Digital também se tornou muito mais eficiente, já que permite que a área de RH encante a pessoa colaboradora antes mesmo de seu primeiro dia de trabalho, enviando pílulas de conteúdo e informações relevantes para que ela possa iniciar seu primeiro dia com a confiança lá em cima.

“O sistema Hrestart melhorou muito a experiência da pessoa candidata, mas também, da pessoa colaboradora por trás do processo. Antes, muito tempo era gasto com o preenchimento do formulário de Admissão e informações eram perdidas. A implantação do sistema nos fez ganhar tempo para outras atividades que antes não tínhamos. Além de tudo isso, é uma plataforma muito intuitiva, que traz um olhar de inovação e uma boa impressão para a pessoa candidata, que já começa a ter acesso aos conteúdos de forma digital antes mesmo de sua admissão.”

Caroline Rodrigues,

Analista de RH.

Resultado: impacto positivo e dados concretos

A implementação da jornada completa de Onboarding da Hrestart gerou resultados tangíveis e mensuráveis para a Wilson Sons. 


As principais mudanças observadas após a adesão foram: 


  • maior agilidade na admissão: redução média de 35% no tempo total de cada admissão, graças à integração da plataforma com o sistema de folha de pagamento e à automação de tarefas manuais. 

  • a possibilidade de analisar os dados do processo: hoje é possível extrair diversos relatórios da plataforma, que trazem insights muito interessantes para a aplicação de melhorias no processo. Por exemplo, o relatório de quantas reprovações ocorreram em cada admissão possibilitou o entendimento das principais dificuldades das pessoas candidatas, resultando na produção de materiais de apoio mais assertivos. O relatório de cada etapa (datas de envio, reprovações, aprovações, conclusão) também permitiu identificar os gargalos do processo e realizar alterações para reduzir o tempo de conclusão. 

  • um dashboard exclusivo: a plataforma Hrestart oferece um painel no qual é possível acompanhar o status e o percentual de evolução de cada pessoa candidata, permitindo uma ação mais assertiva por parte do RH. 

  • a unificação dos processos: agora o histórico de cada admissão fica acessível aos recrutadores, facilitando a comunicação e os processos internos da área de Gente e Gestão. 


Em relação ao Onboarding digital, um dos destaques foi a possibilidade de enviar aos gestores das pessoas candidatas notificações e tarefas dentro do sistema reduzindo a quantidade de e-mails trocados. Dentro da plataforma, os gestores podem visualizar as tarefas programadas de acordo com o dia parametrizado. 


As percepções sobre a plataforma têm sido positivas de modo geral. Recebemos feedbacks elogiando a experiência digital: 

É bem intuitiva, você envia o documento e ele orienta se é a frente ou verso do documento e já informa se o documento foi enviado

A parte de formulário de benefícios é bem intuitiva e fácil de preencher, e você tem a opção de ter os documentos em PDF, o que é ótimo também

Plataforma muito bem feita com um cronograma de treinamentos e de fácil acesso, mostrando o progresso de cursos realizados durante o Onboarding, o que é bem interessante.

imagem decorativa de confetes
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Um RH mais digital e integrado

A parceria entre a Wilson Sons e a Hrestart não apenas resolveu os desafios enfrentados pela empresa em seu processo de admissão, como também pavimentou o caminho para um futuro mais digital e integrado na Diretoria de Recursos Humanos. Com uma abordagem baseada em dados e métricas, a empresa agora tem uma visão clara do processo de contratação e integração de ponta a ponta, permitindo uma visão mais estratégica. Ao adotar a mais completa plataforma de jornada de onboarding do mercado, a Wilson Sons está posicionando-se para liderar a transformação digital no setor, onde a excelência em Recursos Humanos é impulsionada por inovação e eficiência.

RH orientado a dados, com processo integrado de ponta a ponta.

Redução em 35% no tempo de admissão de pessoas colaboradoras.

Feedbacks positivos de pessoas colaboradoras.

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